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檔案信息資料是各級政府信息資源的核心，而政府行政也離不開(kāi)檔案信息資料的有效管理和利用。政府部門(mén)在信息化建設過(guò)程中，會(huì )產(chǎn)生大量的紙質(zhì)、電子類(lèi)文件，若不對其進(jìn)行有效管理，就會(huì )削弱信息化系統的功能，降低政府機關(guān)的工作效率，從當前情況來(lái)看，推進(jìn)政府部門(mén)辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化、電子化和信息資源共享已是大勢所趨。無(wú)論是國家機關(guān)、社會(huì )組織還是企事業(yè)單位的檔案及文件的信息化水平都越來(lái)越高。
行業(yè)需求
傳統的檔案管理方式已不適合電子化的辦公方式，檔案部門(mén)需要推進(jìn)檔案信息化建設。
檔案部門(mén)實(shí)現公共服務(wù)數據資源庫的建設有難度，沒(méi)有靈活的數據檢索來(lái)支持。
無(wú)法進(jìn)行信息訪(fǎng)問(wèn)控制安全監控、信息保護、信息安全傳輸、身份識別、權限控制、資源管理、用戶(hù)管理等功能欠缺，影響檔案信息的安全。
對于紙質(zhì)檔案，容易出現檔案丟失，變質(zhì)、蟲(chóng)蛀等現象，對檔案原數據材料造成無(wú)法彌補的損失，政務(wù)公文安全得不到保障。
常常要花費很多的人力和時(shí)間去查找一份檔案資料，檔案文件數量多。
解決方案
及尚多年專(zhuān)注檔案行業(yè)發(fā)展，研發(fā)的云存儲平臺，智慧檔案管理平臺，可存儲包括電子文件，電子檔案及實(shí)體檔案等，采用的智慧檔案感知平臺可實(shí)現檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調節、檔案庫房空氣質(zhì)量的采集及凈化，有效地保證了檔案的安全與壽命，并且能夠實(shí)現高效安全的管理。
針對檔案部門(mén)的特殊管理要求，充分考慮系統當前和將來(lái)可能承受的工作量，使系統的處理能力和響應時(shí)間能夠滿(mǎn)足用戶(hù)對信息處理的需求。
針對檔案部門(mén)儲存量的需求，系統具備穩定且靈活的體系結構(包括軟件及硬件的選項及配置)，以適應不斷變化的業(yè)務(wù)需求，并能一直以適合實(shí)施的方式滿(mǎn)足文件的管理需求，這就需要系統還必須具有可擴展性，以滿(mǎn)足預期的文件數量。
針對用戶(hù)不斷更新的查詢(xún)需求，會(huì )不斷的更新和完善，系統所支持的用戶(hù)數量能夠包含現有和潛在的用戶(hù)。
針對國家對檔案部門(mén)的管理規范，系統在進(jìn)行設計與開(kāi)發(fā)時(shí)將與相關(guān)的法律、法規、標準等保持一致，其功能設計也應當遵守這些規范的要求。
